SECRETAIRE ASSISTANT(E) H/F

SECRETAIRE ASSISTANT(E) H/F

L’Agence de l’eau Seine-Normandie agit pour la protection de l’eau, la biodiversité et l’adaptation au changement climatique.
C'est un établissement public de l’État sous tutelle du ministère de la transition écologique.

L’Agence prélève des taxes auprès des usagers de l’eau, collectivités, industriels et agriculteurs pour aider financièrement les maitres d’ouvrage publics et privés à réaliser des travaux pour la préservation de la ressource en eau et pour répondre aux enjeux du changement climatique et de la biodiversité.

En 2024, 700 M€ d’aides financières ont été apportées pour soutenir 4052 projets sur son territoire.
L’Agence emploie 380 agents publics, contractuels et fonctionnaires répartis sur ses 6 sites : Courbevoie (le siège), Châlons en Champagne, Sens, Compiègne, Hérouville-Saint-Clair et Rouen.

L’Agence favorise l'insertion des travailleuses (eurs) en situation de handicap.

Référence
AESN-17-2025
Disponibilité du poste
Vacant
Date de fin de publication du poste
17-08-2025
Date prévisionnelle de prise de poste
15-09-2025
Contact(s)
Mme Nathalie Evain-Bousquet Directrice : 01.41.20.17.07
Mme Sandrine Deroo déléguée : 01 41 20 17 15

Description du poste
Catégorie
III - B
Emploi-type de rattachement
Assistant administratif
Filière
Logistique –Moyens généraux – Informatique - Secrétariat
Service
Délégation au programme et aux instances de bassin
Localisation
Courbevoie
Type de contrat
CDI ou Fonctionnaire  

Contexte du poste :

La direction du programme et des interventions (DPI) de l’AESN a la charge de l’élaboration et de la mise en œuvre du programme d’intervention pluriannuel de l’agence de l’eau. Elle assure également le secrétariat des instances de bassin, en particulier le comité de bassin et le conseil d’administration, et ses commissions associées. La direction est composée de 28 personnes regroupées en trois services : délégation au programme et aux instances de bassin (DPIB), service de gestion des ressources en eau et de l’agriculture (SGREA), service industrie, micropolluants, pluvial, assainissement (SIMPA).

Définition des fonctions :

1. Appui à l’organisation des instances de gouvernance

              Sous l’autorité de la chargée de mission Instances :

• Planifier et organiser les réunions des instances telles que le comité de bassin, le conseil d'administration et leurs commissions (ex. : commission des aides, commission des finances).
• Préparer des projets de courriers, comptes rendus de réunions, ordre du jour, rétroplanning, trame des éléments de langage, supports de présentation, et assurer le lien simple avec le président.
• Accueillir les nouveaux membres des instances : mise à jour des outils, envoi des documents d’accueil, charte de déontologie.
• Constituer des fichiers interlocuteurs (membres des instances, parlementaires) et appui lors des désignations et renouvellement des instances.
• Gérer la relation avec les prestataires titulaires des marchés pour la transcription écrite des comptes-rendus des réunions, traiteur et pour la location des salles, assurer les consultations pour les commandes de moins de 10 000€ et le suivi des paiements.

En binôme avec l’assistante en charge des Instances :

• Préparer et envoyer les convocations, gérer les quorums et les pouvoirs,
• Coordonner la préparation des dossiers de séances (notes, délibérations) ainsi que les autres documents nécessaires (supports de présentations).
• Assurer une première lecture des notes et procès-verbaux.
• Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, équipements, accueil des participants).
• Veiller à la transmission des documents aux autorités compétentes (préfecture, ministères, publication).
• Veiller à la mise à jour des fichiers des membres et à leur suivi.
• Gérer les ordres de missions, les frais de déplacement des membres des instances et assurer le suivi du paiement avec les autres services de l’agence de l’eau.
• Participer à l'archivage des actes administratifs et à la gestion documentaire.

Le(la) secrétaire assistant(e) pourra être mobilisé(e) par ailleurs sur l’appui administratif au service et à la direction, notamment sur la gestion documentaire.

2. Appui à l’attribution des aides

• Appui à l’élaboration des dossiers de commission des aides : mise en forme des volumes, préparation de l’ordre du jour et des documents nécessaires à la commission (supports de présentation)
• Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, équipements, accueil des participants).
• Appui à la validation des aides : intégration des corrections à la suite du contrôle de supervision
• Participation à l’élaboration des délibérations nécessaires.

Dans le cadre de cette mission, le(la) secrétaire assistant(e) sera mobilisé(e) pour renforcer l’équipe sur le projet de changement d’applicatif métier. Cette mobilisation pourra prendre différentes formes : aide au paramétrage de l’outil, contribution au recettage, appui à la conduite du changement.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

Le(la) secrétaire assistant(e) est placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la déléguée au programme et aux instances de Bassin.

Qualités requises

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des instances de gouvernance d'une agence de bassin.
• Connaissance des règles de base des procédures administratives et des marchés publics.
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, teams, Sharepoint).

 

Savoir-faire

• Capacité à organiser et à coordonner des réunions institutionnelles.
• Aptitude à la rédaction de documents administratifs
• Compétence en gestion logistique et en suivi de prestataires.

 

Savoir-être

• Rigueur et sens de l'organisation.
• Autonomie et esprit d'initiative.
• Bonnes qualités rédactionnelles, et relationnelles.
• Capacité à travailler en équipe et avec des interlocuteurs de niveaux différents.

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Critères candidat
Candidats internes ou inter-agences :
Conditions d’accès
Cat III ou expérience minimale de 6 ans en catégorie IV au sein d’une agence de l’eau
Liste des pièces requises pour le dépôt des candidatures
CV et lettre de candidature interne

Candidats fonctionnaires :
Liste des pièces requises pour le dépôt des candidatures
CV, lettre de motivation, arrêté de situation administrative
Autres précisions

Les candidats fonctionnaires appartiennent à un corps de catégorie B / FPE ou seront accueillis en détachement sur le corps des secrétaires d’administration et de contrôle du développement durable. Le poste est classé en groupe 2 RIFSEEP.

Candidats externes :
Diplôme minimum requis
BAC + 2
Niveau d’expérience requis
Confirmé
Liste des pièces requises pour le dépôt des candidatures
CV et lettre de motivation

Informations complémentaires
Télétravail possible
Oui

Pourquoi nous rejoindre? 

• Donner du sens à son investissement professionnel en s’engageant pour l’eau et la biodiversité, avec un employeur qui investit sa RSE – responsabilité sociétale des entreprises.
• Rejoindre une organisation qui investit dans la formation et la montée en compétence de ses salariés.
• Evoluer dans un environnement de travail qui favorise le lien collectif.
• S’épanouir grâce à une réelle qualité de vie au travail pour mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle (télétravail largement déployé, 45 jours de congés et RTT, Amicale du personnel très active, restaurant d’entreprise ou titres restaurant, haut niveau de protection sociale …).

 

Les candidats sont informés que le jury pourrait avoir lieu en visio-conférence.